Få koll på retroaktiv lön

Få koll på retroaktiv lön

Våren 2025 har en mängd arbetsgivare fått nya kollektivavtal. De år när kollektivavtalen ska förnyas blir antalet retroaktiva löneberäkningar i regel fler, detta för att arbetsgivare inte har tillgång till de nya avtalen och lönenivåerna i tillräckligt god tid för att revidera lönerna innan de ska börja gälla.

De flesta har ett fastställt datum för när lönerna ska revideras, även i verksamheter som saknar kollektivavtal. Har arbetsgivaren inte satt de nya lönerna innan lönen ska revideras utan detta sker i efterhand behöver vi som arbetar med lön göra en retroaktiv löneberäkning. 

Vad ska beräknas retroaktivt?

Den första frågan att reda ut är vilka lönearter som ska omfattas av den retroaktiva beräkningen. Det kan regleras i ert kollektivavtal. Saknas reglering är det klokt att se hur ni hanterat det tidigare år.

Vissa arbetsgivare väljer att betala ut mellanskillnaden mellan gammal och ny lön som en klumpsumma. Andra räknar om samtliga lönearter som är kopplade till månadslön eller timlön – både tillägg och avdrag.

Det viktigaste är att ni vet vilket tillvägagångssätt som gäller i er organisation. När du gör den retroaktiva beräkningen bör du också kontrollera om nya lönearter tillkommit under året, som ska tas med i beräkningen.

Retroberäkning i Agda PS

I Agda PS finns inbyggda funktioner som ger stöd vid retroaktiv löneberäkning, vilket gör processen både smidigare och mer tillförlitlig. För att undvika missförstånd och skapa transparens är det en god idé att informera verksamheten i god tid – både om att en retroaktiv utbetalning kommer att ske, när den sker och vad det innebär för de anställda.

Till exempel: kommer utbetalningen att ske som en klumpsumma där mellanskillnaden mellan gammal och ny lön betalas ut, eller kommer ni att räkna om samtliga lönearter, inklusive tillägg och avdrag? Vanliga frågor från medarbetare kan handla om hur den nya lönen påverkar semesterdagar, semesterlön eller eventuell frånvaro – så var gärna proaktiv med att besvara dessa.

Förstå löneperioder och hur de påverkar retroaktiv lön

På många arbetsplatser betalas månadslönen ut innevarande månad, alltså att lönen den 25 april avser arbete utfört i april. Däremot gäller avdrag och tillägg ofta för föregående månad – exempelvis hanteras frånvaro och tillägg från mars på aprils löneutbetalning.

Att tydliggöra detta för medarbetarna vid en lönerevision kan vara avgörande för förståelsen av lönespecifikationen och grunden för den retroaktiva beräkningen.

Automatiska beräkningar med Agda PS

Med Agda PS:s automatiserade lönemotor förenklas och automatiseras beräkningar av bland annat semesterårsskifte, retroaktiv lön och semesterskuld – vilket sparar både tid och minskar risken för fel.

Automatisk lönehantering i Agda PS

Med vår automatiserade lönemotor i Agda PS får du automatiska beräkningar för korrigering bakåt, semesterårsskifte, retroaktiv lön och slutlön samt semester- och kompskuld.

Läs mer här