Integritetspolicy

Integritetspolicy

Visma HRM Sverige AB (”Bolaget”) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter och värnar om din personliga integritet. Bolaget strävar efter att alltid skydda dina personuppgifter på ett tryggt och ansvarsfullt sätt och verkar under varumärkena Kontek, Agda PS och Lönelys.
I denna personuppgiftspolicy förklarar vi hur Bolaget samlar in, använder, lagrar och skyddar dina personuppgifter samt vilka rättigheter du har enligt gällande dataskyddslagstiftning.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Personuppgifter som Bolaget kan komma att behandla om dig är:

• Grundläggande personuppgifter som namn, adress, telefonnummer, e-post och demografi

• Information om användare och webbtrafik såsom inloggnings-ID, användarnamn och IP-adress

• Finansiell information såsom fakturarelaterad information

• Innehåll som du har laddat upp eller delat, såsom dokument, kommentarer och underlag

• Statistik som visar hur användare använder vår programvara och konsumerar innehåll

• Information via jobbansökningar

Hur samlar vi in dina personuppgifter?

I allmänhet samlar Bolaget in personuppgifter direkt från dig eller från andra personer kopplade till vår kund. Om din arbetsgivare köper produkter eller tjänster från Bolaget, eller via ett partnerföretag, kan vi samla in information om dig från partnerföretaget.

Vi använder också cookies och liknande spårningstekniker när du använder våra webbplatser för att optimera din upplevelse av våra tjänster.

Cookies

Cookies (kakor) är små textfiler som lagras på din enhet när du besöker en webbplats.

Bolaget använder både sessionscookies och permanenta cookies samt förstaparts- och tredjepartscookies.

Vi använder cookies för att:

• Säkerställa att webbplatsen fungerar korrekt

• Förbättra och anpassa användarupplevelsen

• Samla in statistik via analysverktyg (t.ex. Google Analytics)

• Följa upp och effektivisera marknadsföring

I de fall cookies inte är nödvändiga inhämtar vi ditt samtycke innan de används. Du kan när som helst ändra eller återkalla ditt samtycke via våra cookieinställningar.

Du kan även ställa in din webbläsare så att cookies blockeras eller att du får en avisering när cookies används. Observera att vissa funktioner på webbplatsen då kan påverkas.

Varför vi behandlar personuppgifter

Bolaget behandlar personuppgifter för följande ändamål:

Köpa och leverera

• Hantera kundorder, avtal och betalningar

• Erbjuda tjänster direkt till dig, såsom e-learning, webbinarier och rapporter

• Tillhandahålla produkter och tjänster till våra kunder

• Skapa och hantera användarkonton

Support och förbättring

• Förbättra och utveckla kvalitet, funktionalitet och användarupplevelse

• Erbjuda support för våra produkter och tjänster

Säkerhet

• Upptäcka, avhjälpa och förhindra säkerhetshot och missbruk

• Utföra underhåll och felsökning

Marknadsföring

• Hantera och skicka marknadsföringsmaterial

• Skapa intresseprofiler för att marknadsföra relevanta produkter och tjänster

Rekrytering

• Hantera rekryteringsprocesser och jobbansökningar

• Utvärdera ansökningar, genomföra intervjuer och ta referenser

När personuppgifter behandlas inom ramen för våra kunders användning av våra tjänster agerar Bolaget som personuppgiftsbiträde enligt instruktion från kunden. Mer information finns i respektive personuppgiftsbiträdesavtal.

Rättslig grund för behandling

Bolaget behandlar personuppgifter utifrån flera rättsliga grunder:

Avtal

Vi behandlar personuppgifter när det är nödvändigt för att fullgöra ett avtal, exempelvis vid rekrytering eller kundrelationer.

Samtycke

I vissa fall behandlas personuppgifter baserat på ditt samtycke. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke.

Berättigat intresse

Bolaget har ett berättigat intresse att behandla personuppgifter för exempelvis säkerhet, support, förbättring samt när du agerar kontaktperson för en kund eller potentiell kund.

Rättslig förpliktelse

Vi behandlar även personuppgifter när det krävs enligt lag.

Hur dina personuppgifter delas

Inom koncernen

Bolaget ingår i Visma-koncernen och personuppgifter kan delas mellan bolag inom koncernen för att möjliggöra en effektiv verksamhet och en sammanhållen kundupplevelse.

Utanför Bolaget

Personuppgifter kan delas med tredje part i följande fall:

• Affärspartners, när det är nödvändigt för att leverera tjänster

• Leverantörer och IT-partners

• Myndigheter, när det krävs enligt lag eller myndighetsbeslut

Underbiträden

Bolaget använder underleverantörer (personuppgiftsbiträden), exempelvis leverantörer av molntjänster och IT-tjänster.

Vi säkerställer att samtliga underbiträden behandlar personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning, antingen inom EU/EES eller med lämpliga skyddsåtgärder.

Du kan begära mer information om våra underbiträden via kontaktuppgifterna nedan.

Hur länge lagras dina personuppgifter?

Bolaget lagrar endast personuppgifter så länge det är nödvändigt för ändamålet eller enligt lag.

Kontaktpersoner

Vi behandlar namn, kontaktuppgifter och roll så länge du är kontaktperson för ett företag som har en relation med oss.

Arbetssökande

Vi behandlar uppgifter såsom namn, personnummer, kontaktuppgifter och CV i rekryteringsprocessen. Uppgifterna sparas i upp till två år för att kunna hantera eventuella rättsliga anspråk.

Marknadsföring

Personuppgifter i marknadsföringssyfte raderas senast 24 månader efter senaste aktivitet.

Dina rättigheter

Du har rätt att:

• Begära tillgång till dina personuppgifter

• Få felaktiga uppgifter rättade

• Begära radering

• Begära begränsning av behandling

• Få ut dina uppgifter i ett strukturerat format (dataportabilitet)

• Invända mot behandling, särskilt för direktmarknadsföring

• Du har även rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

För att utöva dina rättigheter, kontakta oss via: dpo.hrmse@visma.com

Ändringar

Vi uppdaterar denna policy vid behov. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på våra webbplatser.

Senast uppdaterad: 20260401

Kontakta oss

Visma HRM Sverige AB, Långgatan 19, 341 32 Ljungby 

Telefon: +46 372 89 000

E-post: dpo.hrmse@visma.com

Vi hanterar frågor och klagomål konfidentiellt och strävar efter att besvara dem så snabbt och korrekt som möjligt.