Papperskvitton är snart ett minne blott. Riksdagen har sagt ja till regeringens lagförslag som innebär att kravet på att spara fysiska kvitton slopas. Från och med den 1 juli 2024 behöver räkenskapsmaterial, såsom kvitton och fakturor, inte längre bevaras i pappersform. Därmed blir framtiden fri från kvitton, och kvittohanteringen enklare, billigare och mer skonsam mot miljön!
Det innebär regeringens beslut
I början av 2024 fattade regeringen beslut om en lagrådsremiss som föreslår att kvitton inte längre ska behöva bevaras i sin originalform. Nu har förslaget blivit godkänt, vilket innebär en oundviklig övergång till digital hantering av utlägg och reseräkningar.
Tidigare krävde bokföringslagen att räkenskapsinformation skulle sparas i sin originalform i tre års tid - även om kvittot skannats in och lagrats digitalt. Med de nya reglerna behöver kvitton endast sparas i pappersform fram till att informationen har överförts och sparats digitalt.
Fördelar för dig som hanterar reseräkningar
Med tanke på nutidens intensiva digitaliseringstakt går beslutet i helt rätt riktning mot ett mer digitaliserat och effektiviserat samhälle. Samtidigt leder det till en massa fördelar för både företag generellt och dig som arbetar med kvittohantering specifikt:
Enklare och mer effektiv hantering
Vem som helst kan förstå att hantera stora mängder fysiskt material är bökigare och mer tidskrävande än att sköta processen digitalt. Genom att ta bort pappersarbete och manuella inmatningar från ekvationen kan du spara upp emot 30 minuter per reseräkning. Förutom att hanteringen går snabbare, minskar även felmarginalen.
Reducerade kostnader
Digitaliseringen av kvittohantering kan göra att du sparar upp till 85 procent av administrationstiden. Därmed kan de anställda fokusera på andra, mer värdeskapande uppgifter. Att digitalt lagra kvitton innebär alltså en förenkling av arbetet och konkurrensmässiga fördelar. Enligt regeringen kommer det nya beslutet dessutom att innebära årliga kostnadsbesparingar på runt 3,9 miljarder kronor för svenska företag.
Bättre för miljön
Det är kanske underförstått, men ändå värt att påpeka: ju mindre papper, desto mindre klimatpåverkan. Vissa företag måste skicka fysiska kvitton till andra länder för att scannas, för att sedan skicka tillbaka kvittona till Sverige. Något som inte bara blir en kostnad utan en onödig påfrestning på miljön.
Framtidens förenklade kvittohantering kommer att förändra även lönehanteringssystemen till det bättre genom minskad administration och snabbare hantering av utlägg. I Visma.net Expense sker kvittohanteringen digitalt, och som vi brukar säga, nästan automagiskt! Du tar enkelt en bild av ditt kvitto, alternativt scannar in det, och laddar upp det i mobilappen. Sedan överförs all information från bilden till systemet utan att du behöver göra något mer!
