Varför är en lönespecifikation viktig?

Lönespecifikationen ger anställda en bättre insyn i vilken ersättning som kommer att betalas ut, och det blir lättare att kontrollera att lönen och förmånerna stämmer, som frånvaroavdrag eller övertidsersättning. Lönespecifikationer krävs också ofta vid låneansökningar eller i andra situationer där inkomsten behöver styrkas.

Arbetsgivaren har en skyldighet att redovisa de skatteavdrag arbetsgivaren gjort. Från och med januari 2025 krävs även information om frånvaroavdrag som kan ge rätt till föräldrapenning eller tillfällig föräldrapenning. Dessutom ska arbetsgivaren sträva efter att minska risken för missförstånd eller konflikter med medarbetare och förenkla kommunikationen kring löner. En tydlig, korrekt lönespecifikation bygger förtroende och säkerställer att företaget följer lagar och regler.

Lönespecifikationens olika delar

En lönespecifikation är uppbyggd av flera viktiga komponenter som tillsammans ger en detaljerad översikt av hur en persons lön har beräknats. De grundläggande delarna är:

Bruttolön

Bruttolönen är utgångspunkten för alla övriga beräkningar på lönespecifikationen. Det är den totala lönen innan avdrag, och inkluderar grundlönen, övertid, och ytterligare ersättningar som den anställde eventuellt är berättigad till. Lönearter specificerar exempelvis bonusar, förmåner och ob-tillägg vilket ger en bättre bild av vad som ingår. Om en medarbetare fått skattepliktiga förmåner ska också dessa redovisas.

Skatter

Hur mycket skatt som har dragits från bruttolönen förtydligas, oftast i form av preliminär inkomstskatt (A-skatt). Beloppet beräknas baserat på den anställdes skattetabell och den aktuella skattesatsen. Om arbetsgivaren gjort skatteavdrag med engångsskatt måste det framgå, även om medarbetare bett arbetsgivaren att dra frivillig skatt.

Arbetsgivaravgifter

Arbetsgivaravgifter är en kostnad för arbetsgivaren som läggs till som ett procentuellt påslag ovanpå lönen som betalas ut till arbetstagaren. Alla arbetsgivare presenterar dock inte detta på lönespecifikationerna.

Avdrag

Avdrag är poster som minskar bruttolönen och som visar de anställda vad som kan ha minskat lönen och varför. De flesta avdragen är bruttolöneavdrag som alltså minskar bruttolönen innan arbetsgivaren gör skatteavdraget. De vanligaste avdragen är frånvaroavdrag för till exempel föräldraledighet och sjukdom. Avdrag från bruttolönen kan också bero på löneväxling mot till exempel extra tjänstepensionsavsättning genom bruttolöneavdrag. I vissa situationer kan arbetsgivaren göra nettolöneavdrag, vilket innebär att avdraget görs efter att skatten är dragen. Det kan till exempel vara i situationer där arbetsgivaren erbjuder medarbetare att vara med i en konstförening mot en månadskostnad.

Nettolön

Nettolönen är det belopp som löntagaren får utbetalt efter att skatter och andra avdrag har dragits, och alltså det belopp som sätts in på bankkontot.

Förmåner och ersättningar

På lönespecifikationen bör det finnas information om skattefria och skattepliktiga förmåner. Skattepliktiga förmåner kan till exempel vara bilförmån, kostförmån och skattefria ersättningar som traktamenten.

Ackumulerad lön och skatt

Ibland registreras även ackumulerad information, som hur mycket lön och skatt som har betalats ut sedan årets början. Det kan vara bra för att till exempel kunna säkerställa att uppgifterna hos Skatteverket stämmer med uppgifterna på lönespecifikationen. Många arbetsgivare visar också en sammanställning av intjänade semesterdagar och eventuella tidbanker.

Digitala lönespecifikationer vs. pappersbaserade

Från att tidigare ha skickats ut skriftligt är digitala lönespecifikationer idag standard för de flesta företag och myndigheter. Trenden mot digitala lönespecifikationer började ta fart under 2000-talet i takt med den ökade digitaliseringen, vilket lade grunden till en smidigare, mer effektiv och mer miljövänlig process.

Fördelar med digitala lönespecifikationer

Enklare tillgång för anställda
Med digitala lönespecifikationer får anställda åtkomst till sin löneinformation direkt via en app eller webbportal, oavsett var de befinner sig. Resultatet? Mindre behov att ha koll på fysiska dokument och möjlighet att kunna gå in och kika på löneuppgifterna när som helst.

Effektivisering för arbetsgivare
Digital distribution sparar tid och minskar arbetsbördan för löneavdelningen. Arbetsgivare kan enklare generera och skicka ut lönespecifikationer till hela organisationen.

Säkerhet och integritet
Digitala lösningar erbjuder högre säkerhet jämfört med traditionella pappersspecifikationer, som riskerar att försvinna eller hamna i orätta händer. Genom att använda krypterade plattformar förblir också känsliga uppgifter privata.

Miljövänligt alternativ
Att gå över till digitala lönespecifikationer minskar behovet av både toner och papper, vilket inte bara blir billigare utan bidrar till en mer hållbar verksamhet.

Hur fungerar Kivra?

Kivra är en populär digital brevlåda som många svenska företag och myndigheter använder för att skicka ut sina lönespecifikationer. Då lönespecifikationerna skickas direkt till den anställdes Kivra-konto, lagras de säkert och går att nå när som helst. Eftersom att så många företag och myndigheter använder Kivra, är det för många idag en centraliserad plats för e-fakturor, vilket förenklar vardagen.

Lagkrav och rättigheter

Det finns inget lagstadgat krav på att skicka ut lönespecifikationer, däremot kräver Skatteförfarandelagen att arbetsgivare redovisar de skatteavdrag som gjorts skriftligen, och vissa kollektivavtal kan kräva att arbetsgivaren förser sina anställda med lönebesked.

Även om det inte finns några lagregler för att arbetsgivare måste lämna en lönespecifikation anses det vara god sed på arbetsmarknaden. Det är dessutom ett verktyg som ger den anställda möjlighet att säkerställa att lönen är korrekt beräknad och sparar ofta tid för både arbetsgivaren och den anställde som får viktig information genom sin lönespecifikation.

Säkerställa transparens
En detaljerad lönespecifikation stärker förtroendet mellan arbetsgivare och anställda och säkerställer transparens. De anställda kan kontrollera att lön och avdrag är korrekta, vilket minskar risken för missförstånd och konflikter. Det blir lättare att förstå sin ersättning och en lönespecifikation fungerar som ett juridiskt dokument som kan användas som bevis vid tvister om exempelvis obetald lön eller felaktiga avdrag.

Rättvisa och arbetsgivaransvar
Att det idag saknas ett lagstadgat krav som tvingar arbetsgivare att utfärda lönespecifikationer skapar osäkerhet för arbetstagare i utsatta situationer. Men även om anställda inte har någon laglig rätt att få en lönespecifikation, har de rätt att få information om skatteavdrag. Detta kan därmed innebära otrygghet för exempelvis arbetstagare som vikarier och säsongsanställda.

Frågan om att införa en lag som kräver att alla arbetstagare får lönespecifikationer som visar att arbetsgivaren har betalat in skatt för arbetstagaren har därför varit föremål för debatt i riksdagen, bland annat genom motionen 2019/20:640 av Mattias Jonsson och Adnan Dibrani (båda S). Förslag som detta syftar till att skydda arbetstagare i otrygga anställningar och att bidra till en mer rättvis lönefördelning och minska risken för diskriminering.

Förbättra hanteringen av lönespecifikationer

Genom att skapa, distribuera och hantera lönespecifikationer på ett bättre sätt kan arbetsgivare minska administrationen, stärka transparensen och förbättra arbetsplatsens effektivitet. I centrum står digitala system och automatisering som hjälper till att:

Eliminera manuella misstag – automatiserade beräkningar för skatter, avdrag och förmåner minskar risken för att fel uppstår.
Spara tid – automatiserade processer frigör tid för löne- och HR-avdelningen, som istället kan fokusera på strategiska uppgifter. Med exempelvis Agda PS kan 2 000 lönespecifikationer hanteras på bara 2 minuter, vilket kan jämföras med 60 minuter som det kan ta med traditionella metoder.
Säkerställa regeluppföljning – digitala system uppdateras kontinuerligt utifrån nya lagar och regler för att säkerställa att alla lönespecifikationer är korrekta.
Säkrare hantering - förutsatt att digitala system använder kryptering och andra säkerhetsfunktioner skyddas känsliga uppgifter.
Minskad pappershantering – övergången till digital distribution minskar företags klimatavtryck och sparar kostnader för papper och porto.

Enklare hantering och tillgång – tack vare mobilappar eller webbaserade portaler kan lönespecifikationer hanteras oavsett var arbetsgivaren eller de anställda befinner sig. Idag finns även lösningar som erbjuder de anställda lönespecifikationer i mobilen.

FAQ

Frågor och svar

Är det lagkrav på lönespecifikation?

Nej, det finns inget specifikt lagkrav i Sverige som tvingar arbetsgivare att ge ut lönespecifikationer, däremot att skriftligen redovisa skatteavdrag. Däremot förväntas arbetsgivare enligt god praxis och kollektivavtal att tillhandahålla lönespecifikationer. Lönebesked ger arbetstagare insyn i hur deras lön har beräknats och säkerställer att rätt skattesats dragits.

Vad ska stå på en lönespecifikation?

En tydlig specifikation hjälper både arbetsgivare och anställda att undvika missförstånd. Alla lönespecifikationer bör innehålla:

Bruttolön (total ersättning före avdrag)
Bruttolöneavdrag (t ex frånvaroavdrag)
Specifikation av övertid, bonus eller andra ersättningar
Period och antal arbetade timmar (om tillämpligt)
Skatteavdrag (preliminär skatt, engångsskatt, frivillig skatt)
Nettolön (utbetalt belopp)
Utbetalningsdag
Skattetabell och skattesats

När ska man få sitt lönebesked?

Det finns ingen lagstadgad tidpunkt för när lönebesked måste skickas ut. Men oftast sker det i samband med eller strax innan lönen utbetalas, ofta samma dag eller någon dag i förväg.

Vad hittar jag min lönespecifikation?

Var lönespecifikationen finns beror på arbetsgivarens system. Det kan skickas ut som en papperskopia via post, läggas in i arbetsgivarens interna lönesystem eller HR-portal, alternativt skickas som en e-lönespecifikation via en digital brevlåda som Kivra.

Hur många dagar innan lön får man lönespecifikation?

Det varierar beroende på arbetsgivarens rutiner. I många fall skickas lönespecifikationen ut samma dag som lönen betalas, men vissa arbetsgivare ger tillgång till den några dagar innan för att anställda ska kunna kontrollera beloppet i förväg.

Vad är skillnaden mellan timlön och månadslön?

Timlön innebär att ersättning ges per arbetad timme. Det är vanligt för deltidsanställda och personer med oregelbundna arbetstider. Lönen varierar beroende på hur många timmar som arbetas.

En månadslön innebär istället att ett fast belopp betalas ut varje månad, oavsett hur många arbetsdagar månaden har. Det är vanligast för heltidsanställda och ger en mer stabil inkomst.

Båda modellerna kan innehålla tillägg för övertid, bonus och andra ersättningar, vilket i sådana fall framgår på lönespecifikationen.

Vill du testa ett enklare sätt att hantera lönespecifikationer på?

Med Agda PS uppgraderar du enkelt från din vanliga lönehantering – till automatisk hantering! Här skickas lönespecifikationerna snabbt och smidigt ut när lönerna är färdiga, och alla medarbetare kan se sina lönespecifikationer på datorn eller mobilen, när och var som helst.

Lönespecifikationens betydelse