Byta lönesystem - så lyckas du byta löneprogram

Ett lönesystem är en central del av ett företags ekonomiska och administrativa funktioner. Ett ineffektivt system kan leda till felaktiga löneutbetalningar, onödiga administrativa kostnader och tidskrävande processer. Att byta lönesystem kan verka omfattande och tidskrävande, men det är en investering i effektivitet, säkerhet och anpassningsförmåga till framtida behov. Med rätt förberedelser och en strukturerad process kan bytet ge ett mer strömlinjeformat och kostnadseffektivt lönearbete.

Läs vidare om hur en framgångsrik process bör se ut, vad som är viktigt att tänka på, och vilka de vanligaste leverantörerna av lönesystem är i Sverige.

Behöver du hjälp framåt är du alltid välkommen att kontakta oss på Agda PS för rådgivning.

Farhågor om att byta lönesystem

Att byta lönesystem är ett strategiskt beslut som kan förbättra effektiviteten och noggrannheten i lönehanteringen. Många behåller ett system som kanske inte längre är optimalt utifrån att det finns en massa farhågor, de vanligaste är:

Det är för komplext

Många upplever att lönesystemet är så integrerat i verksamheten att en förändring skulle innebära en alltför stor belastning. Att en lång och komplex implementationsprocess kommer skapa driftstörningar och produktivitetsbortfall. Dessutom kan personalen oroa sig för att inlärningsprocessen kommer ta för mycket tid från deras dagliga arbetsuppgifter.

Men med en tydlig plan och rätt leverantör kan processen bli smidig. Genom att bryta ner implementeringen i tydliga faser, involvera relevanta intressenter tidigt och sätta upp realistiska tidsramar kan bytet ske utan att verksamheten stannar upp.

Det är för dyrt

Ekonomiska faktorer är ofta en avgörande aspekt vid systembyten. Företag som redan har investerat i sitt nuvarande lönesystem kan tveka att lägga ytterligare resurser på en ny lösning. Vanliga orosmoment som höga implementationskostnader, utbildning av personal och eventuella driftstörningar kan göra att beslutet skjuts på framtiden.

Men att behålla ett gammalt system innebär i sig dolda kostnader. Manuella arbetsmoment, ineffektiva processer och felaktiga löneutbetalningar kan i längden kosta mer än en investering i ett system som fokuserar på regelbunden uppdatering och nya funktioner som kan bidra till minskade administrationskostnader, färre fel och högre produktivitet.

Det vi har fungerar bra

Om det nuvarande systemet uppfyller behoven ses kanske ingen omedelbar anledning att byta. Det är bekvämt och tryggt att ha full koll på systemet inklusive dess begränsningar.

Men bara för att ett system fungerar, betyder det inte att det är optimalt. Nya funktioner kan erbjuda både tidsbesparingar och bättre regelefterlevnad, så att regelbundet utvärdera sitt lönesystem och jämföra det med andra alternativ är alltid rekommenderat.

Vi gillar inte förändringar

Förändringsmotstånd är en naturlig reaktion då lönehantering är en kritisk process, och det kan finnas en osäkerhet kring förändrade rutiner och om ett nytt system är lika pålitligt som det gamla.

För att hantera detta är det avgörande att involvera personalen i processen, erbjuda tydlig kommunikation och garantera en tydlig utbildningsplan. Ett nytt lönesystem är ett verktyg för att underlätta arbetet – det ska aldrig ses som en belastning.

Nulägesanalys och förstudie

Ett lyckat byte av lönesystem inleds med en grundlig nulägesanalys och förstudie för att förstå den nuvarande lönehanteringen, identifiera eventuella problem och säkerställa att det nya systemet uppfyller företagets behov. Genom att kartlägga nuvarande processer och begränsningar i systemet skapas rätt förutsättningar för ett smidigt och effektivt byte.

Syftet med nulägesanalysen

Nulägesanalysen ger en bild av hur det nuvarande lönesystemet fungerar och vilka utmaningar som finns. Genom att besvara dessa frågor kan förbättringsområden identifieras:

Hur ser löneprocesserna ut idag?
Vilka manuella arbetsmoment finns, och går de att automatisera?
Hur fungerar integrationen med andra system?
Uppfyller systemet aktuella lagkrav och kollektivavtal?
Vad vill vi behålla från vårt nuvarande system som funkar bra?

Identifiera gap

Att hitta gapet mellan nuvarande och önskat tillstånd är en av de viktigaste delarna i förstudien. Det kan exempelvis handla om:

Tekniska begränsningar – Systemet är inte kompatibelt med moderna lösningar eller saknar API-integrationer.
Brist på funktioner – Det saknas till exempel stöd för automatiserad semesterberäkning eller flexibel rapportering.
Ineffektiva arbetsflöden – Användarna upplever att systemet är tidskrävande och svårt att hantera.

Säkerställ rätt kompetens

Att byta lönesystem kräver både strategisk och teknisk kompetens inom organisationen. Att ha rätt kompetens på plats från start minskar risken för oväntade hinder och ser till att övergången till det nya systemet blir så smidig som möjligt. För att genomföra ett framgångsrikt byte bör flera avdelningar och specialister involveras. HR och lönespecialister ser till att systemet stödjer dagliga arbetsprocesser. Ekonomi och finans hanterar kopplingar till budget och bokföring, och IT-avdelningen bedömer tekniska krav, integrationer och säkerhetsaspekter. Skulle inte resurserna som behövs finnas på plats internt kan många företag även landa i att det blir bättre att outsourca lönehanteringen.

Involvera IT

Utöver administrativa och ekonomiska aspekter är de tekniska kraven minst lika väsentliga, vilket gör att IT-avdelningen spelar en avgörande roll vid övergången till ett nytt lönesystem. De bör involveras tidigt för att se till att det nya systemet integreras med befintliga IT-miljöer, upprätthåller hög säkerhetsnivå och stödjer en smidig implementeringsprocess.

Tekniska integrationer och kompatibilitet
Det nya lönesystemet måste kunna kommunicera med andra system som affärssystem (ERP), tidrapporteringsverktyg och HR-plattformar. IT-avdelningen kan bland annat hjälpa till med att bedöma API-stöd och integrationsmöjligheter och se till att det nya systemet fungerar med befintliga databaser och infrastruktur.

IT-säkerhet och efterlevnad
Dataskydd och säkerhet är kritiska aspekter vid byte av lönesystem, särskilt med tanke på GDPR och andra regelverk som styr hanteringen av personuppgifter. IT-teamet bör därför

bedöma systemets säkerhetsfunktioner, såsom kryptering och åtkomstkontroller och att lönedata lagras på ett sätt som uppfyller lagkrav. Riskanalyser bör även genomföras för att identifiera potentiella säkerhetshot.

Implementering och tekniskt stöd
För att undvika driftstörningar under övergången bör IT-avdelningen vara involverad i:

Testning och validering av det nya systemet innan det tas i drift.
Upprättande av backup- och återställningsrutiner.
Stöd och utbildning för anställda som arbetar med systemet.

Förberedelse och planering

Noggrann planering är nästa del av processen, och planeringsfasen bör omfatta:

Projektplan och resursfördelning
Ett vanligt misstag är att underskatta tidsåtgången och resursbehovet. Men med en realistisk projektplan och tydligt fördelat ansvar kan projektet genomföras utan onödiga förseningar. Viktiga faktorer att väga in:

Implementeringsfasens längd och kritiska milstolpar
Resurser som behöver avsättas inom HR och lön, ekonomi och finans, IT och ledningen
Eventuellt behov av extern expertis från leverantören eller konsulter

Riskanalys och fallback-plan
Ett systembyte innebär alltid en viss grad av risk, så identifiera och väg in potentiella hinder och ha en fallback-plan om problem skulle uppstå. Ta fram en riskanalys som rymmer kritiska risker, såsom dataförlust, integrationsproblem eller utbildningsbrister. Följ upp kontinuerligt under implementeringsfasen, och gör testkörningar för att se så lönedata kan hanteras korrekt även om det nya systemet inte fungerar som förväntat från dag ett.

Utbildning och förändringsledning
Missa inte heller att utbilda personalen för att undvika onödiga fel och frustration. Anordna workshops och utbildningar för alla användare och erbjud löpande support och tillgång till användarmanualer. Nyckelpersoner inom organisationen bör också fungera som interna systemexperter som kan hjälpa till och stötta.

Val av det nya lönesystemet

För att landa rätt krävs en grundlig utvärdering av marknaden, tydlig kravspecifikation och en välplanerad upphandlingsprocess.

RFP-processen: Så skriver du en RFP

En Request for Proposal (RFP) är ett verktyg för att få in anbud från olika leverantörer och jämföra dem utifrån företagets behov. En genomtänkt RFP bör innehålla:

Företagsinformation

Beskriv företagets storlek, verksamhetsområde och vilka specifika löneutmaningar som finns. Leverantören måste förstå behoven för att kunna erbjuda rätt lösning.

Projektbeskrivning

Klargör de huvudsakliga målen med att byta lönesystem. Är syftet att öka automatiseringen, förbättra användarupplevelsen eller uppfylla nya lagkrav? Beskriv de utmaningar företaget står inför och vilka funktioner som är viktigast för verksamheten.

Tekniska krav

Lista integrationsmöjligheter med befintliga system såsom affärssystem (ERP), HR-plattformar och tidrapporteringsverktyg. Specificera också eventuella krav på molnbaserade lösningar, API-stöd och säkerhetsstandarder.

Användarkrav

Lista vilka avdelningar som kommer använda systemet och vilka roller som ska ha åtkomst. Förtydliga behov kring behörighetsnivåer, rapportering och hantering av olika lönemodeller.

Support och utbildning

Fråga om leverantörens supportnivå – finns det svensk support? Erbjuds personlig kontakt vid behov? Specificera också krav på utbildning av anställda.

Tidsplan och budget

Ange önskad implementeringsperiod och eventuella budgetrestriktioner. Förväntas bytet ske i etapper, eller behövs en snabb migrering? Klargör även eventuella krav på uppföljning och support efter implementation.

Jämförelse mellan vanliga lönesystem

Att väga olika lösningar mot företagets behov är en nödvändighet. De främsta alternativen på den svenska marknaden idag är:

Agda PS

Effektiviserar arbetsflödet genom automatisering och är designat för en smidig integration med andra system. Systemet är skalbart, och kan enkelt byggas ut med en mängd smarta tilläggsmoduler för att ge dig alla funktioner du behöver inom lön och HRM.

Visma Lön

Populärt bland små och medelstora företag som behöver ett lättanvänt och kostnadseffektivt lönesystem. Systemet har en integration med andra Visma-produkter och erbjuder automatiserade löneberäkningar och molnbaserad åtkomst.

Flex Lön

Skalbart och modulbaserat lönesystem med ett användarvänligt gränssnitt för företag med varierande behov. Systemet kan anpassas med olika tilläggsfunktioner och har en integration med HR- och ekonomisystem.

Hogia Lön

Erbjuder en bredd av lönesystem, både för företag som hanterar löner internt och för outsourcing av löneadministration. Systemet har integrationsmöjligheter och stödjer allt från enklare lönehantering till komplexa företagsstrukturer.

Kontek Lön

En lösning för företag med kollektivavtalsbaserade löner och avancerade behov. Här ges flexibilitet när det gäller rapportering, automatiserade processer och stöd för olika typer av anställningsformer.

Leverantörsuppskattning

För att välja rätt leverantör bör du få svar på följande frågor:

Funktionalitet – Har systemet de funktioner som behövs för att effektivisera företagets löneprocesser? Kan det hantera komplexa löneberäkningar, förmåner och bonusmodeller?
Integration – Finns starka integrationsmöjligheter med ERP-system, HR-plattformar och tidrapporteringssystem?
Säkerhet – Följer systemet GDPR och har inbyggda säkerhetsfunktioner som kryptering och åtkomstkontroller?
Support och service – Erbjuds lokal support? Finns en tydlig SLA (Service Level Agreement)?
Tydlig prisbild – Finns dolda kostnader, till exempel för integrationer eller extra användare?
Användarvänlighet – Är systemet intuitivt med ett modernt gränssnitt så det är enkelt att använda för både löneadministratörer och anställda?
Framtidssäkerhet – Utvecklar och uppdaterar leverantörer sitt system regelbundet för att säkerställa att det håller sig relevant även på lång sikt?

Kravspecifikation – viktiga krav för det nya lönesystemet

För att det nya lönesystemet ska möta företagets behov bör följande krav inkluderas i kravspecifikationen:

Automatisering av löneprocesser – Minskad manuell hantering och ökad effektivitet minskar risken för fel och sparar tid.
Integration med befintliga system – Systemet måste kunna kommunicera sömlöst med befintliga affärssystem, HR-system och tidrapportering.
Användarvänlighet – Ett intuitivt och lättförståeligt gränssnitt minskar behovet av omfattande utbildning och förenklar den dagliga administrationen.
Flexibel rapportering – Anpassningsbara rapporteringsverktyg möjliggör detaljerad analys och strategisk planering.
Säkerhet och efterlevnad – Systemet måste följa GDPR och andra relevanta lagkrav samt ha starka åtkomstkontroller och kryptering.
Support och utbildning – Tillgång till lokal support och möjligheter till utbildning för att få till en smidig implementering och användning.

Jämförelse med befintligt system

Att jämföra det nya systemet med det befintliga är en betydande del av beslutsprocessen, och det finns både för- och nackdelar med att genomgå ett byte.

Fördelar med att byta system:
System som regelbundet utvecklas erbjuder förbättrad funktionalitet, fler avancerade funktioner och högre grad av automatisering. Uppdaterade gränssnitt gör det mer användarvänligt och lättare att förstå. Genom minskad manuell hantering frigörs tid och resurser för att kunna arbeta mer effektivt. Dessa system erbjuder även starkare skyddsmekanismer och säkerhetscertifieringar, liksom bättre efterlevnad då de ofta är bättre anpassade till nya lagkrav och regleringar.

Nackdelar och utmaningar vid byte:
De initiala kostnaderna kan bli relativt höga i och med att implementering och utbildning kan vara kostsamt och tidskrävande. Det finns även en potentiell risk för driftstörningar i övergångsprocessen. Slutligen måste personalens inlärningskurva vägas in, och det kommer att ta olika lång tid för personalen att anpassa sig till det nya systemet.

Kvalitetssäkring och tidsram

Att byta lönesystem är en omfattande process som kräver noggrann planering och kvalitetssäkring. En realistisk tidsram för att byta lönesystem varierar beroende på företagets storlek och komplexitet, men en typisk process kan ta mellan 6–12 månader. Stegen i processen kan antingen utföras ett i taget eller parallellt, och brukar inkludera:

1. Förberedelse och analys (1-2 månader)

Genomför en nulägesanalys för att identifiera begränsningar i det nuvarande systemet
Definiera mål och krav för det nya systemet
Fastställ en projektgrupp och budget

2. Val av system och leverantör (2-3 månader)

Genomför en marknadsanalys och utvärdera olika leverantörer
Begär offerter och genomför tester eller demonstrationer
Förhandla avtal och se så att systemet uppfyller lagkrav och kollektivavtal

3. Implementering och integration (3-6 månader)

Konfigurera systemet enligt företagets behov
Säkerställ integration med andra system såsom ERP och HR-plattformar
Genomför tester och kvalitetssäkra systemets funktionalitet

4. Utbildning och driftstart (1-2 månader)

Utbilda anställda och löneadministratörer i det nya systemet
Genomför pilotkörningar och parallella tester med det befintliga systemet
Officiell övergång till det nya lönesystemet

Kvalitetssäkring av det nya systemet

För att åstadkomma en smidig och korrekt implementering bör kvalitetssäkringsåtgärder vara en del av varje steg i processen. Det nya lönesystemet måste uppfylla svenska lagkrav såsom GDPR och arbetsrättsliga regler. Det bör också kunna hantera kollektivavtal och individuella anställningsvillkor.

Omfattande tester behöver genomföras, inklusive parallella lönekörningar där både det gamla och det nya systemet körs samtidigt för att verifiera att löner och avdrag beräknas korrekt. Se även till att all historisk lönedata migreras utan förlust av information, och att identifiera och hantera potentiella risker, såsom tekniska problem eller kompetensbrist hos personalen. Efter driftsättning behövs en plan för uppföljning och kontinuerlig support för att hantera eventuella problem.

Support och lönsamhet

Pålitlig support och utbildning från leverantören är avgörande för en lyckad implementering och smidig, långsiktig användning av systemet. Bristande support kan resultera i ineffektivitet, felaktiga löneutbetalningar och ökad arbetsbelastning för löneadministratörer.

Supportens omfattning
En bra leverantör bör erbjuda support i olika nivåer – från grundläggande användarstöd till avancerad teknisk hjälp. Dygnet runt-support eller att bli tilldelad en personlig kontaktperson kan vara avgörande för större företag.

Utbildningsmöjligheter
Effektiv utbildning kan minska inlärningskurvan och hjälpa personalen snabbt kunna arbeta i det nya systemet. Säkerställ vad leverantören erbjuder för utbildning, kunskapsdokument med mera. Det kan även finnas möjligheter att bli en super user som sedan kan utbilda andra.

ROI – investering kontra besparingar
Att byta lönesystem innebär en initial kostnad, men på lång sikt kan det nya systemet ge besparingar tack vare minskad manuell hantering, färre fel och ökad automatisering. En noggrann kostnadsanalys bör inkludera:

Implementerings- och licenskostnader
Besparingar i form av tid och resurser
Minskade administrativa kostnader
Förbättrad regelefterlevnad och lägre risk för juridiska fel

Sammanfattning

Det finns mycket att tänka på vid byte av lönesystem. Och då det är en så stor del av företaget är det givetvis av yttersta vikt att processen går rätt till och att övergången sker så smidigt som möjligt. Med ett nytt, anpassat lönesystem är det enklare att hänga med i teknikutvecklingen och införandet av nya lagar och regler.

Ett av de mest använda lönesystemen i Sverige är Agda PS, som i dagsläget ger var fjärde privatanställd lön. Agda PS är anpassat för stora till medelstora företag som vill sätta automation och säkerhet i fokus, och passar allra bäst för privata företag med 50 anställda eller fler. Några av fördelarna med Agda PS:

Kompatibelt med över 450 kollektivavtal
Säker inloggning med tvåfaktorsautentisering
ISO-certifierat enligt 9001, 14001, 20000, 27001 och 27018
Flexibla integrationsmöjligheter med färdiga API:er till AGI, FOS, Kivra, m fl
Möjlighet för inrapportering av lönestatistik direkt i systemet via API:er
Hög skalbarhet och möjlighet att koppla på mängder av smarta tilläggsmoduler
2 000 lönespecifikationer kan hanteras på bara 2 minuter

Vilket är det bästa lönesystemet?: Det beror på företagets behov. Mindre företag kan dra nytta av ett enkelt, kostnadseffektivt system som Visma Lön, medan större organisationer med komplexa löneprocesser kan behöva en mer avancerad lösning som Agda PS.
Vad är ett lönesystem?: Ett lönesystem är en programvara som hanterar löneutbetalningar, skatter, förmåner och rapportering. Det automatiserar löneprocessen, minimerar fel och säkerställer efterlevnad av lagkrav och kollektivavtal.
Vilket lönesystem är vanligast?: I Sverige är Agda PS, Hogia Lön, Kontek och Flex några av de mest använda systemen. Valet beror på företagets storlek, bransch och krav på integrationer med andra affärssystem.
Får jag med historisk data när jag byter lönesystem?: Ja, de flesta lönesystem erbjuder migrering av historisk lönedata. Det är dock viktigt att säkerställa att all relevant information överförs korrekt och att systemet uppfyller lagkrav för arkivering av lönedata.

Byte av lönesystem - en guide