Val av det nya lönesystemet
För att landa rätt krävs en grundlig utvärdering av marknaden, tydlig kravspecifikation och en välplanerad upphandlingsprocess.
RFP-processen: Så skriver du en RFP
En Request for Proposal (RFP) är ett verktyg för att få in anbud från olika leverantörer och jämföra dem utifrån företagets behov. En genomtänkt RFP bör innehålla:
Företagsinformation
Beskriv företagets storlek, verksamhetsområde och vilka specifika löneutmaningar som finns. Leverantören måste förstå behoven för att kunna erbjuda rätt lösning.
Projektbeskrivning
Klargör de huvudsakliga målen med att byta lönesystem. Är syftet att öka automatiseringen, förbättra användarupplevelsen eller uppfylla nya lagkrav? Beskriv de utmaningar företaget står inför och vilka funktioner som är viktigast för verksamheten.
Tekniska krav
Lista integrationsmöjligheter med befintliga system såsom affärssystem (ERP), HR-plattformar och tidrapporteringsverktyg. Specificera också eventuella krav på molnbaserade lösningar, API-stöd och säkerhetsstandarder.
Användarkrav
Lista vilka avdelningar som kommer använda systemet och vilka roller som ska ha åtkomst. Förtydliga behov kring behörighetsnivåer, rapportering och hantering av olika lönemodeller.
Support och utbildning
Fråga om leverantörens supportnivå – finns det svensk support? Erbjuds personlig kontakt vid behov? Specificera också krav på utbildning av anställda.
Tidsplan och budget
Ange önskad implementeringsperiod och eventuella budgetrestriktioner. Förväntas bytet ske i etapper, eller behövs en snabb migrering? Klargör även eventuella krav på uppföljning och support efter implementation.
Jämförelse mellan vanliga lönesystem
Att väga olika lösningar mot företagets behov är en nödvändighet. De främsta alternativen på den svenska marknaden idag är:
Agda PS
Effektiviserar arbetsflödet genom automatisering och är designat för en smidig integration med andra system. Systemet är skalbart, och kan enkelt byggas ut med en mängd smarta tilläggsmoduler för att ge dig alla funktioner du behöver inom lön och HRM.
Visma Lön
Populärt bland små och medelstora företag som behöver ett lättanvänt och kostnadseffektivt lönesystem. Systemet har en integration med andra Visma-produkter och erbjuder automatiserade löneberäkningar och molnbaserad åtkomst.
Flex Lön
Skalbart och modulbaserat lönesystem med ett användarvänligt gränssnitt för företag med varierande behov. Systemet kan anpassas med olika tilläggsfunktioner och har en integration med HR- och ekonomisystem.
Hogia Lön
Erbjuder en bredd av lönesystem, både för företag som hanterar löner internt och för outsourcing av löneadministration. Systemet har integrationsmöjligheter och stödjer allt från enklare lönehantering till komplexa företagsstrukturer.
Kontek Lön
En lösning för företag med kollektivavtalsbaserade löner och avancerade behov. Här ges flexibilitet när det gäller rapportering, automatiserade processer och stöd för olika typer av anställningsformer.
Leverantörsuppskattning
För att välja rätt leverantör bör du få svar på följande frågor:
- Funktionalitet – Har systemet de funktioner som behövs för att effektivisera företagets löneprocesser? Kan det hantera komplexa löneberäkningar, förmåner och bonusmodeller?
- Integration – Finns starka integrationsmöjligheter med ERP-system, HR-plattformar och tidrapporteringssystem?
- Säkerhet – Följer systemet GDPR och har inbyggda säkerhetsfunktioner som kryptering och åtkomstkontroller?
- Support och service – Erbjuds lokal support? Finns en tydlig SLA (Service Level Agreement)?
- Tydlig prisbild – Finns dolda kostnader, till exempel för integrationer eller extra användare?
- Användarvänlighet – Är systemet intuitivt med ett modernt gränssnitt så det är enkelt att använda för både löneadministratörer och anställda?
- Framtidssäkerhet – Utvecklar och uppdaterar leverantörer sitt system regelbundet för att säkerställa att det håller sig relevant även på lång sikt?