Akademiska Hus: “Autopay har hjälpt oss att jobba snabbare och smidigare”

Akademiska Hus: “Autopay har hjälpt oss att jobba snabbare och smidigare”

Efter att ha sett fördelarna med digital hantering av reseräkningar i Agda PS, började Akademiska Hus se över sina betalprocesser och fundera på om även dessa kunde effektiviseras. Lösningen visade sig finnas i funktionen Autopay.

Från Agda PS utökades samarbetet mer och mer

Akademiska Hus är ett statligt ägt bolag som utvecklar, förvaltar och äger lokaler för universitet
och högskolor. De har kontor över hela landet, från Lund till Luleå. Redan 2005 investerade företaget i Agda PS, och 2019 utökades samarbetet till att även inkludera Expense för att hantera reseräkningar. Mirjana Milenkovic har arbetat som lönespecialist på Akademiska Hus sedan 2017, och såg hur den nya lösningen för att hantera reseräkningar innebar en positiv förändring.

– Eftersom vi har kontor över hela landet sitter ofta cheferna på en ort och medarbetarna på en annan. Tidigare tog processen för reseräkningar lång tid då kuvert med dessa skulle skickas mellan anställda, chefer och lönespecialister. Det blev en stor förbättring när Expense infördes eftersom processen då gick mycket snabbare, säger Mirjana.

Utmaningar kring den dåvarande betalprocessen

Tack vare den positiva inverkan på processen för reseräkningar började Akademiska Hus under 2023 även kika på om lösningen för bankfiler kunde uppdateras. Den dåvarande processen upplevdes vara säker, men omständlig och tidskrävande. Lönespecialisterna behövde ladda upp en bankfil och fylla i en PDF med utbetalningsdatum, summa, antal anställda med mera. Sedan skickades underlaget till en avdelning på banken, där uppgifterna jämfördes manuellt.

Hon sökte därför en mer automatiserad process för att snabbt kunna se när bankfilen skickades och bekräftades. Som aktiv deltagare i forumet i Agda PS Community frågade hon andra om deras erfarenheter av Agda PS funktion för bankfiler. Efter att ha läst om flera positiva erfarenheter, hörde hon av sig till sin kontaktperson på Agda PS och började undersöka Autopay närmare. 

Bankfiler

Säkra hanteringen av ditt företags bankfiler

Används av över 120 000 företag och stödjer säkra transaktioner för cirka fem miljoner överföringar varje månad.

Läs mer här

Vad som tidigare tog timmar tar idag minuter

Med Autopay kan Akademiska Hus nu skapa bankfiler direkt i Agda PS webb, vilket innebär att de inte är beroende av klientversionen. Efter att tidigare behövt dubbelkolla bankuppgifter manuellt, kunde de nu se alla förändringar tydligt, menar Mirjana:

– Det bästa är att Autopay automatiskt listar alla förändringar gällande bankkonton. Om något är fel, till exempel ett felaktigt kontonummer, får vi omedelbar återkoppling i systemet, och kan snabbt rätta det direkt – innan vi skickar över bankfilen till banken. 

Tidigare upptäcktes liknande fel av banken, vilket innebar att banken behövde skicka över filen till Akademiska Hus igen för korrigering. Vad som tidigare kunde ta flera timmar, tar nu bara några minuter, menar Mirjana. Och de behöver heller inte längre skicka mejl till banken och be om bekräftelser, vilket sparar tid.

Snabbt, smidigt och säkert

En annan fördel Mirjana lyfter är att det blivit enklare att samarbeta över kontoren då lönespecialister och chefer kan logga in och granska bankfilen – oavsett var personen ifråga jobbar. Om något är oklart kan de ställa frågor direkt i systemet.

– Förutom att det går snabbt och smidigt att få fram listor kan vi komma åt systemet oavsett var vi befinner oss, vilket är en stor fördel eftersom vi har kontor på olika orter. Både vi som hanterar löner och de som godkänner utbetalningar kan arbeta med filerna, säger Mirjana.

Hon lyfter också den höga säkerheten med bland annat tvåstegsverifiering som ett stort plus och att de inte behöver oroa sig för förseningar idag. Tack vare den snabba återkopplingen hinner de rätta eventuella fel direkt och slipper därmed göra separata, manuella utbetalningar om något går snett, och kan vara trygga med att alla får sin lön den 25:e.

Läs mer om fördelarna med att använda Autopay eller kontakta oss om du vill ha mer information om tjänsten.

Kontakt

Är du intresserad av vad våra produkter och tjänster kan göra för dig och vill veta mer?

Kontakta oss