Från papperslappar till smart process – Arom-dekor Kemi valde Agda PS Onboarding

Från papperslappar till smart process – Arom-dekor Kemi valde Agda PS Onboarding

Vad som tidigare kretsade kring lösa anteckningar och muntliga överenskommelser är idag utbytt mot tydliga checklistor, uppföljning och full kontroll. Sedan Arom-dekor Kemi införde Agda PS Onboarding finns trygga processer på plats för att introducera nya medarbetare, och ge dem ett varmt, genomtänkt välkomnande från första stund.

Arom-dekor Kemi är ett företag med egen produktionsanläggning som producerar och levererar kemiprodukter, bland annat AdBlue®, glykoler, spolarvätska och övriga produkter främst för fordonsindustrin men också till industrin, VVS-/byggbranschen med flera. Här arbetar 55 personer, bland annat HR-koordinatorn och löneadministratören Lotta Sultan Borgedahl. Hon berättar att de för drygt två år sedan gick över till Agda PS, med målet att få ett modernare lönesystem – men också stärkt stöd för HR-processer:

– Vi ville ha ett system som kunde hjälpa oss med onboarding, samla information om medarbetarsamtal och andra avstämningar. Det är så viktigt att dokumentera alla processer, och vi ville samla allt på en och samma plats.

Från lösa lappar till automatiserade checklistor

Tidigare använde Arom-dekor ett annat lönesystem som fungerade bra. Men när de behövde fler funktioner kopplat till HR och onboarding, började de undersöka andra möjligheter. De landade i Agda PS då de förutom att få ett stabilt lönesystem även kunde köpa till flera tilläggsmoduler, bland annat Agda PS Onboarding.

Anledningen till att Lotta och hennes kollegor började leta efter alternativ från första början var inte bara att de ville ha utökade HR-funktioner, utan att de tidigare skött mycket på känsla. Det fanns ett papper med uppgifter, men ingen tydlig ansvarsfördelning, menar Lotta:

– Mycket gjordes muntligt. Någon fick ett mejl med vad som skulle göras, men det var inte säkert att det blev gjort. Nu använder vi oss av färdiga checklistor som finns i Agda PS, och har även skapat egna – både för onboarding och offboarding. Det fungerar superbra.

Det viktigaste är att inget faller mellan stolarna

Enligt Lotta är flexibiliteten en av de största styrkorna med Agda PS Onboarding. Just checklistorna är till stor nytta, och hon uppskattar att de kan uppdateras när som helst – och att varje punkt kan tilldelas rätt person.

– Just nu har jag satt upp en checklista med 39 punkter som ingår i en onboarding. Innan hade det varit lätt att missa någon punkt, men nu är punkterna fördelade på 13 personer, och alla får information om detta via mejl, där de kan tacka ja eller nej. Om någon tackar nej kan jag enkelt ge uppgiften till någon annan, säger Lotta.

Den som ansvarar för en viss punkt får påminnelser. När en punkt är färdig klarmarkeras den och systemet visar löpande hur stor del av hela processen som är avklarad. Det viktigaste är att inget faller mellan stolarna, och att det är tydligt vem som gör vad, menar Lotta. Allt ska vara klart inför den nya medarbetarens första dag. Inte bara ska personen ha rätt möten inbokade, det ska också stå en blomma på bordet, och det ska vara tydligt vem som löser vad. En sådan detalj är viktig.

“Den bästa onboarding jag varit med om”

Med Agda PS Onboarding kan Arom-dekor Kemi starta introduktionen av nya medarbetare redan innan deras första dag. Lotta berättar att hon kan skapa en ny användare som inte får tillgång till hela systemet. På så sätt kan hon skicka ut dokument som anställningsavtal direkt i systemet. På frågan om hon har några tips på hur man onboardar på bästa sätt, svarar hon:

– Det handlar om att ha en tydlig plan. Det ska inte finnas några frågetecken kring vem som ansvarar för att introducera den nya medarbetaren under dagen. Det ska redan vara bestämt.

Och för Arom-dekor Kemi märks stor skillnad. För Lotta, som sitter i Agda PS varje dag, innebär det användarvänliga och överskådliga systemet att inga uppgifter tappas bort på vägen. Lotta beskriver även en upplevelse från en av hennes chefer som onboardades i Agda PS Onboarding för drygt ett år sedan:

– ”Det här var den bästa onboarding jag varit med om,” sa han. Han upplevde att allt som behövdes fanns på plats, och att inget hade glömts bort. Han har varit på en rad olika arbetsplatser tidigare, så jag vet att han har erfarenhet av många onboardingprocesser.

Dags att se över er onboardingprocess också? För att slippa missa något i processen och garantera att nya medarbetare får introduktionen de förtjänar är Agda PS Onboarding ett ess i rockärmen. Läs mer om Agda PS Onboarding eller kontakta oss för mer information.

Kontakt

Är du intresserad av vad våra produkter och tjänster kan göra för dig och vill veta mer?

Kontakta oss