Slösar du onödigt mycket tid på semesterberäkningar?

Checklista: Slösar du onödigt mycket tid på semesterberäkningar?

Tar kontrollräkningen av medarbetarnas semesterdagar upp orimligt mycket av din arbetstid? Känns det som att du uppfinner hjulet varje gång CFO:n efterfrågar data? Genom att automatisera din semesterhantering kan du minska felmarginalen och få tid över till annat (som semester till exempel). Använd checklistan för att se hur du kan eliminera tidskrävande moment och jobba smartare med semesterberäkningar.

Tidstjuvar vid semesterberäkning – vilka känner du igen dig i?

1. Kontrollräknar semesterdagar om och om igen

Tidstjuv: Det krävs mycket handpåläggning för att räkna ut intjänade semesterdagar, kvarvarande semesterdagar och hantera semesterårsskiften. Vad händer när Robin går från 80 till 100 procent? Och hur många semestergrundande dagar har Elsa kvar som varit föräldraledig med sitt andra barn? Det är inte bara beräkningen av semesterdagar som är problemet – det är alla varianter.

Optimera så här: Använd ett system som automatiserar jobbet åt dig, inklusive retroberäkningar och avvikelser. Då kan du känna dig trygg med att allt blir rätt från början.

2. Utmanande att få ut rapporter och data

Tidstjuv: Ledningsgruppen efterfrågar en rapport till mötet samma dag, och CFO:n vill ha en översikt till nästa trendrapport. Känner du igen dig? I så fall saknar du ett system som snabbt hjälper dig att ta fram relevant data på ett överskådligt sätt.

Optimera så här: Med ett system som har färdiga rapportfunktioner, inbyggda dashboards och realtidsdata får du enkelt fram rätt siffror. Och sparar både tid och huvudvärk.

3. Oro kring företagets semesterskulder

Tidstjuv: Har du full koll på semesterskulden? Listan är lång, komplex och förändras ständigt. Hur vet du att rätt belopp betalas ut när en medarbetare slutar? Det kan snabbt bli både kostsamt och känsligt om något blir fel.

Optimera så här: Med ett system som löpande beräknar och uppdaterar semesterskulden minimerar du risken för misstag. Du får tydliga varningar när saldon börjar bli höga och kan agera i tid – utan att behöva gräva i historiken.

4. Ägnar för mycket tid åt att hålla koll på regler och avtal

Tidstjuv: Det är svårt och tidskrävande att ständigt hålla sig uppdaterad kring nya lagar och regler. Semesterlagen är dessutom dispositiv vilket innebär att företag är fria att avtala vad de vill så länge det är till den anställdes fördel. Olika semesterrätter, kollektivavtal och intjänandeperioder skapar alltså en mängd parametrar som måste tolkas och beräknas korrekt. 

Optimera så här: Ju fler undantag du har, desto större nytta har du av ett system som kan hantera dem automatiskt. Välj en leverantör som ser till att systemet hålls uppdaterat  enligt förändringar i lagstiftningen – och som dessutom har experter du kan kontakta vid behov.

5. Avbryts när kollegor ringer om sin semester

Tidstjuv: Det är inte bara semesterberäkningarna som tar din tid, det är även kollegorna. Du får mejl och telefonsamtal från medarbetare som undrar hur mycket semester de har kvar, om de får ta ut obetalda dagar, eller hur de ska tolka sina lönespecifikationer.

Optimera så här: Ge medarbetarna tillgång till sina egna saldon, uttag och specifikationer i ett gränssnitt de förstår. När informationen finns på ett och samma ställe – minskar både frågorna och avbrotten.

Checkade du för någon av boxarna i listan? I så fall kan det vara läge att kika efter ett system som automatiserar hela processen och ger dig tid över till viktigare uppgifter.

Automatisk lönehantering med Agda PS

Hur mycket tid kan du spara? Med Agda PS:s automatiserade lönemotor får du hjälp att förenkla och automatisera beräkningar av semesterårsskifte, retroaktiv lön och semesterskuld.

Automatisk lönehantering i Agda PS

Med vår automatiserade lönemotor i Agda PS får du automatiska beräkningar för korrigering bakåt, semesterårsskifte, retroaktiv lön och slutlön samt semester- och kompskuld.

Läs mer här