Så säkerställer Åsa och hennes team en trygg onboarding

Så säkerställer Åsa och hennes team en trygg onboarding

Lönehantering är en av de mest kritiska funktionerna i ett företag. Ett litet misstag kan få stora konsekvenser för både företaget och de anställda. Genom att välja löneoutsourcing kan företag inte bara minska risken för fel utan även säkerställa att lönerna alltid hanteras korrekt och i tid. Vi har träffat Åsa Ericson, Onboardingkonsult på Agda PS, som berättar om hur hon skapar trygga och effektiva processer för sina kunder.

Smidigare övergång och minskad risk

Åsa har lång erfarenhet inom outsourcing av lönehantering och över två års arbete som onboardingkonsult hos Agda PS.  Hon beskriver sin roll som "slasktratt" – den första personen kunden möter, som samlar in all nödvändig information för att skapa en smidig övergång och säker lönehantering.

"Min uppgift blir att säkerställa att varje kunds unika behov integreras korrekt i vårt system, så att det inte finns några lösa trådar," förklarar hon. "Det handlar om att vara noggrann i varje del av processen för att undvika osäkerheter och minimera risker."

Åsa Ericson, Onboardingkonsult för löneoutsourcing Agda PS

Förberedelser är A och O

För Åsa är gedigna förberedelser nyckeln till en framgångsrik övergång. Onboardingen tar i genomsnitt två månader, och under denna tid fungerar hon som projektledare för att säkerställa att varje del av processen är genomtänkt och väl utförd.

"När vi tar emot nya kunder, handlar det inte bara om att flytta över data mellan system. Vi gör en djupgående analys av hur kunden arbetar idag, från specifika regler kring pensioner och förmåner till hur de använder externa system som tidrapportering," berättar Åsa.

Med hjälp av detaljerade frågeformulär och regelbundna möten börjar Åsa och hennes team med att kartlägga varje del av kundens nuvarande arbetsprocesser. De genomför också omfattande datakontroller och justerar processerna efter kundens specifika behov:

Vi ser till att rätt personer har rätt behörigheter och att lönerna hanteras på ett säkert och korrekt sätt

Utöver att anpassa systemen, är det lika viktigt att kunden är redo för förändringen. "Vi kan göra mycket, men det är viktigt att företaget ser över sina egna processer och förbereder sina medarbetare på de nya arbetsmetoderna," säger Åsa. "Ju mer förberedda våra kunder är, desto lättare går övergången," tillägger hon. 

Nära samarbete med stort kundfokus

Ett nära samarbete mellan Åsa, hennes team och kunden är avgörande för en smidig övergång. Genom regelbundna möten ser de till att all nödvändig information delas, och eventuella frågor besvaras direkt. Denna täta dialog är en förutsättning för att lönehanteringen ska fungera sömlöst från dag ett.

För Åsa är det mest givande i arbetet att se hur mycket hennes team kan underlätta för kunderna:

Det ger mig så mycket energi att se hur våra lösningar kan underlätta kundens arbete och förbättra deras processer.

Att kunna erbjuda kunder trygghet och säkerhet inom lönehanteringen är något Åsa värdesätter högt. "Det känns fantastiskt att veta att vi tar hand om en så viktig del av kundens verksamhet och att de kan känna sig trygga i att allt blir rätt och enligt regelverken," förklarar hon.

Outsourcing som trygg lösning

En av de största fördelarna med löneoutsourcing är den trygghet det ger företagen. Lönehantering är en kritisk funktion. Om något går fel kan konsekvenserna bli stora. Genom att outsourca till experter minimerar företag risken för misstag och kan istället fokusera på sin kärnverksamhet.

Vi tar ansvar för att lönerna blir rätt och betalas ut i tid, även om kundens egen personal skulle vara sjuk eller frånvarande

Ofta leder dessutom outsourcing till förbättrade arbetsflöden, då hennes team hjälper till att identifiera och införa effektivare processer. Att välja outsourcing av lönehanteringen ger företag flera fördelar, från ökad trygghet och minskade risker till effektivare processer och smidigare arbetsflöden. Tack vare en noggrannt utförd onboardingprocess kan företag känna sig trygga med att lönehanteringen fungerar korrekt från första dagen. Det frigör både tid och resurser, vilket gör att företagen kan fokusera på sin kärnverksamhet.

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa ditt företag med löneoutsourcing? Läs mer om löneoutsourcing i Agda PS i vår guide:

Guide

Hur fungerar löneoutsourcing?

I den här guiden har vi tagit hjälp av vår löneexpert för att få svar på de fem vanligaste frågorna om hur löneoutsourcing fungerar.

Läs mer och hämta guiden här